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デジタル全盛時代でも使える!「手帳」活用術5ステップ

   

今はパソコンやスマホで時間管理アプリを活用する人が多くなってきていますが、昔は手帳を使っていたものです。

そして今でも愛用している方は大勢います。そんな手帳を使った時間管理術を5つのステップから紹介していきます。

●ステップ1:手帳選びの準備

早速手帳選びにとりかかりたいところですが、その前のステップを。

まずは自己診断から始めていきましょう。

どうして手帳を買うのか(時間管理のため?)、ファッションとして持ち歩きたいのか、今まで手帳を買ったとききちんと使えていたのか…といったことを振り返ってみましょう。すると次のステップに活きてきます。

●ステップ2:手帳を選ぼう!

なぜ手帳が必要なのか、どういった使い方をしたいのか、といったことがある程度固まったら、次は実際に手帳を選んでいきます。

チェックしたいのは次の項目。

・携帯しやすいサイズ、重量
・書き込みできる量
・カスタマイズ性
・価格

時間管理のために手帳を購入するのなら、多少大きめのサイズのほうが書き込み量が増えるので使い勝手がよく感じられると思います。

A6サイズ、B6サイズがバランスが良い傾向にあります。いわゆる文庫本サイズですね。

ただし細々とした記入だと物足りなく感じられるかもしれないので、その際にはB5、A4サイズを検討してみても良いかも。ただし手帳というには持ち運びがつらくなりますが…。

手帳の内容は【週間タイプ】がオススメです。

↑こちらはパーチカルタイプと呼ばれるもの。一日のスケジュールが縦になっていて矢印を引くことで直感的に一日の流れを把握することができます。時間管理とメモの両方に優れたモデルです。

その代わりボリュームが結構出てくるので、随時中身を入れ替えられるカスタマイズ性に優れたものを探す必要があります。

●ステップ3:手帳の基本

まずは基本であるスケジュール管理から始めていきましょう。

まずは朝の出勤前に1日の予定を記入していきます。バス通勤、電車通勤の方は絶好のチャンス!

始業時、昼食時、終業時は必ず手帳の内容を確認して。また予定が入ったり、新しいタスクが発生したらその場ですぐに記入する癖をつけましょう。

●ステップ4:手帳の応用

基本的な手帳の使い方に慣れてきたら色々と応用を加えることでより使い勝手が良くなり、さらなる時間管理が見込めます。

・色分け

スケジュールの内容やタスクの種類に応じて色分けしてみましょう。例えば重要度が高いものは赤、そうでないものは黒、プライベートなものは青…といった具合に。手帳を開いたときに直感的な理解ができるようになります。同じ理由でカラー付箋を使うのも有効。

・予定と実績を記入

時間管理の予定を立てたら、予定通りに仕事をこなせたかをメモする習慣をつけられるとさらにGood。

例えば「13時~16時までに終わらせる」ように時間管理をして、実際にクリアできたか、時間をオーバーしてしまったのか、結局何時に終わったのかを記入しておけば、次回のスケジューリング時に「もう少し長めに時間を取ろう」といった改善ができます。

●ステップ5:手帳の使い分け

これも手帳の応用編になりますが、上手な使い分けができるとさらに効率よく時間管理ができるようになります。

まずは目的に合わせて手帳を用意すること。時間管理という観点だけならウィークリーをメインにして、大まかなスケジュールまで把握したいのならマンスリーをサブに持つとより完璧ですよね。

また手帳とスマホアプリの両立もオススメ。スマホアプリには簡単な予定を記入しておいて、詳細な予定は手帳に書き込むのが特にオススメです。スマホは外出中にバッテリー切れの可能性がないとは言い切れないので。

●まとめ

いずれも基本的なことのように感じられるかもしれませんが、手帳は使いこなせれば時間管理を助けてくれる強力なツールとなるものです。

デジタルツール(スマホやパソコン)がメインになりつつある今、上手に活用したいものですね。

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