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あなたはどれが多い?「時間管理のマトリックス」を知れば、時間管理のマエストロになれる!(かも)

   

時間管理について少しでも勉強したことがある人なら耳にしたことがあるかもしれない「時間管理のマトリックス」。

これが何を表しているのかというと、物事の緊急度、重要度を分類しています。


つまり、時間管理と非常に近い属性を持っていて、時間管理のマトリックスを知ることでより有意義に物事の順序が決められ、結果的に時間管理がしやすくなるというわけです。

【第1領域】


第1領域は緊急度、重要度ともに高い物事になります。具体的には以下の通り。

・危機や災害、事故、病気
・締め切り直前のタスク
・クレームへの対応
・自分がファシリテートする会議のとりまとめ

他領域と比較すると、いずれもすぐに解決しなくてはならないことが分かります。また、自身の問題というよりも「降ってかかってきた問題」が多いのも特徴です。

時間管理のマトリックスでは第1領域の解決は最優先にするべきだとされています。

【第2領域】


第2領域は重要度が高く、緊急度は低いものになります。

・人間関係作り
・予防行為
・最新再生(自分を磨くこと)
・準備や計画
・適度な息抜き

いずれもとても大切な物事だということが分かります。時間をかけてでも実行したい!と思わせるものばかりですよね。

時間管理のマトリックスで最も重要だとされているのはこの第2領域です。

人間関係作りは緊急に行うものではありませんが、あればあるだけ仕事やプライベートをより有利なものにできるチャンスが広がります。

同時に再新再生もそうですね。これは資格の取得だったり、新しい技術への取り組みだったりと勉強的な側面が強いです。キャリアアップを目指すならどこかで最新再生が不可欠となります。

そして見逃せないのが準備や計画です。ここでしっかりと念入りに時間をかけることができれば、結果的に第1領域のほとんど(事故、病気、締め切り直前のタスク、クレーム対応、会議のとりまとめ)をカバーできることがわかります。

これらの理由から第2領域が超重要だといわれているわけですね。

【第3領域】

第3領域は重要度が低く、それでいて緊急度は高いというもの。

・無意味な電話やメールへの対応
・突然の来訪
・多くの会議
・無意味な接待や付き合い
・多くの報告書

もちろん内容を吟味すれば重要度が高いものも紛れ込んでいるとは思いますが、冷静に振り返って考えてみると、確かに「あってもなくても良かったな」と思えるものがあるのでは。

もちろんないがしろにはできないものではあるので完全に無視することはできませんが、優先度は低くなります。

ちなみに、時間管理が下手な人ほどこの第3領域に割く時間が多いと言われています。心当たりのある人は、ばっさりと切り捨てる、あるいは時間を短縮することを心がけてみましょう。

【第4領域】


第4領域は重要度、緊急度がともに低いものです。

・暇つぶし
・長時間、必要以上の息抜き
・だらだらとした電話
・世間話
・その他無意味な活動

要するに自分が楽をしたいから割いてしまう時間だと判断できそうです。

もちろんこれらをまったく排除してしまうのはストレスがたまる原因になるので難しいのですが、どちらかといえば時間管理によって生まれた余裕に組み込むものだといえます。

●まとめ

これらの時間管理のマトリックスは全世界・全人類に共通することだといえます。

先述したとおり、時間管理が上手な人ほど第2領域に重点を置き、時間管理が下手な人ほど第1あるいは第3領域に時間をとられていることが多いです。

ではどうすることで第2領域に時間を割けるようになるか。そのためには

・明確な目標の打ちたてとプロセスの洗い出し
・仕事に優先順位をつける(他人に任せられるものは任せる)
・スケジュールを立てたらそれに準じる
・NOといえる勇気を持つ

特に日本人は最後の「NOといえる勇気を持つ」が苦手なことが多いです。

そういう国民性だから、といってしまえばそれまでですが、あなたの身の回りの人を考えてみてください。時間管理が上手い人ほど仕事を選んでいる印象はありませんか?

NOと言うことで嫌われるのではないか、仕事を回してもらえなくなるのではないか、という不安は良く分かります。

しかし、選んだ仕事で自分と相手が満足できる結果・成果が残せればどうでしょうか。きっと今まで以上に評価されるはずです。

何の理由もなく「NO」といっても相手が納得するはずはありません。

ですので「現在このようなプロジェクトを抱えているので」「この仕事をキャンセルしてまで請けるべき仕事なのかを教えてほしい」といった理由をつけることが重要です。

後者の理由はあまり日本向けではありませんが…。

まずは今までの自分の活動を振り返ってみて「今思えばあれはNOと言えたかもなぁ」と思えるものがあれば、次に活かして第2領域にかける時間を増やしていきましょう!

それが結果的に上手な時間管理につながり、よりよい仕事に結びついていきます。

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