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時間管理は誰でもできる!効果的な訓練のポイント

   

有意義に時間を使いたい。

そんなわけで時間管理をはじめてみたものの、なかなか上手くいかなかった…。

よく耳にすることなのですが、最初からいきなり上手くできる人のほうがよっぽど珍しいです。日常と大きくかかわることなだけに、そんなに難しいものじゃない、というイメージがありますが、やはり練習は大事。

そこで上手な時間管理ができるようになるための訓練を少しずつでも始めていきましょう!ここではどのようなポイントを心がけるべきなのかを紹介していきます。

どうして時間管理が必要なのかを考える

訓練のファーストステップとして「なぜ時間管理が必要なのか」を考えるところから始めていきましょう。多くの方は仕事に追われてプライベートな時間がほしいから、ではないでしょうか。それで良いのです。

それをもう少し具体的に考えてみましょう。例えば、残業をしないで定時に家に帰って、ゆっくりとテレビを見ながら家族と夕飯を食べたい。土日は友人と遊びに行きたい。

目的がないと「何が問題なのか」「どのような時間管理を行うべきなのか」といったプロセスがおろそかになりがちです。

また、目的を洗い出すことによって得られる満足感・達成感は次へのモチベーションにつながります。

分単位で記録する習慣をつける

次の訓練は「時間管理の成果を記録する習慣をつける」ことです。

ただ漠然と時間管理するだけでは長続きしません。やはり成果・効果を確認して初めてモチベーションにつながるというもの。

まずは現状を認識すること。1日は24時間なので【時間単位】で考える人が多いと思いますが、これを1日1440分で考えるようにしてみましょう。

例えば家事の時間管理で考えてみます。洗濯物を干すのに1時間もかかるでしょうか。よほどの大家族でなければ、まぁそこまで時間はかかりませんよね。

時間管理アプリにタスクを入力するときに「洗濯物」で1時間の枠を取ったら、宙ぶらりんな時間ができてしまいます。

そこでのんびりするのも、他の家事に取り掛かるのも自由ですが、まとまった自由時間を作るための時間管理を目指すのなら、やはり分単位での時間管理のほうが融通が利きますよね。

反省して次に活かす

時間管理アプリを使い、何度かスケジュールに沿った生活を送ったら、アプリの記録を元にして反省会をしてみましょう。具体的には次のような点に注目してみます。

・何に時間がかかっているのか
・どの時間を短縮できるのか
・1日に何度も行っていることは何か
・どの時間帯に何をしているのか
・順番はこれがベターなのか
・結局自由時間、やりたいことができる時間は増えたのか

これらをビジネスに当てはめて考えてみたいと思います。

これは「仕事」という大きなくくりで考えるよりも、仕事の中のどの作業に時間がかかっているのかを考えます。

例えば、クライアントとメールのやり取りをする回数・時間が1時間以上あったら多いかも。短縮できるポイントになってくるかもしれません。

次に時間帯の内容を反省してみます。

昼休憩後は単純作業(頭を使わなくても良い作業)のほうが適しているのか、あるいはリフレッシュできたからこそ能力をフルに活かした作業をするべきなのか…といった点を考えてみます。

そして最後に自由時間ややりたいことができる時間の確保につながっているのか。増えているのなら順調に時間管理ができている証拠。あまり増えていないなら、これから伸ばせるチャンスがある、と判断できますよね。

まとめ

ここで書かれた内容は、人によっては当然のことだと感じられるかもしれません。しかし、改めて振り返ってみると意外とできていない部分もあるのでは。

最初から上手くやれればそれに越したことはありませんが、まずは漠然とした目標を明確にすること、そして分刻みの記録をつける習慣を徹底すること、最後に必ず反省することが訓練の肝になってきます。

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