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忙しくても仕事に結果を!できる人の時間管理術

   

同じ職場にいて、どんどん仕事をこなせる人と、なかなか進まない人がいますよね。また似たような条件でもきっちりと遊びの時間、プライベートの時間を作れる人とそうでない人に分かれることがあります。

両者の間で何が違うのか。

「あの人は仕事ができるから」「もともと能力が高い人だから」と考えてしまいがちですが、案外能力自体にそこまで差があるわけではないケースも多々あります。では何が違うのか。

それは【時間管理】であることが多いんです。

ここではできる人が実践している時間管理術について考えてみたいと思います。

●目標を明確にする


当たり前だと思うことかもしれませんが、目標を明確にするのとしないのとでは結果が大きく異なりますし、そこに行き着くまでのプロセスにも変化が出てきます。

身近な例で考えて見ましょう。

普段あまり料理をしない人がカレーを作ろうとしていたとします。

無事にカレーを作ることができて、さぁ後は食べるだけ!という段階で

「ご飯を炊くのを忘れていた…」
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結構ありがちなパターンですね。

先に目標を明確にしておけば、先に炊飯器をセットしてからカレー作りがはじめられたはずです。これは仕事も同じこと。

まずは目標を立てること。そしてそのプロセスではどのような行程が考えられるのか。これらをしっかりと洗い出すことで仕事に振り回されない、効率の良い仕事ができるようになるというわけです。

●制限時間を設ける

種類にもよりますが、仕事は時間をかけて練り上げるほどよりよいものを生み出せるケースが多いです。

そのため、たっぷりと時間をかけて仕事に取り掛かりたいと考える人は多いでしょう。

また納期までに時間があると、締め切りぎりぎりまで手を着けずに、直前になってバタバタとやり始めて、本来の80%のクオリティで提出しなくてはならなくなった…というケースは誰でも経験したことがあると思います。

夏休みの宿題やプレゼン資料など思い当たるものはたくさんあるのではないでしょうか。

前者はまだしも、後者は生産性が著しく低下する原因になるので、回避しなくてはなりません。

そこで有効となってくるのが【制限時間を設ける】ことです。

例えば学生時代に「今日の夜に絶対に見たいテレビ番組がある」というとき、事前に宿題を終わらせるために集中できた経験はないでしょうか。テレビ番組が始まる時間は決まっているわけですので、限られた時間の中で成果を出す必要がでてきます。

その結果、集中力が高まる、こなすためのスピード、工夫が出てくる。これが結果的に仕事を捗らせてくれるわけですね。

残業ばかりしているのに大して成果が上がっていないと感じる人は、制限時間を「終業時間」ではなく「終電の時間」など残業前提の時間に設定しているのが原因かもしれません。

周囲の人たちは「残業してまでよくがんばるねぇ」とほめてくれるかもしれませんが、中には「時間管理が下手だな」と思っている人も絶対にいるはず。

もちろん仕事内容が多すぎる、個人の能力を超えている可能性もありますが…。

●仕事に重要度を設定する

仕事はどれも大事、という考え方は日本人的で素敵だと思います。もちろんすべてをそつなくこなせるのなら、という前提はつきますが。

時間管理が上手な人ほど【仕事の重要度】をはっきりとさせています。

逆にそうでない人はどの仕事も満遍なく大事だと考えています。

仕事に重要度を設定することで、限られた時間の中で効率よくこなせる場合が多々あります。

基本的に重要度が高いのは

・締め切りがある仕事
・クレーム対応
・人間関係(相手によります)
・リーダーシップ、マネジメント
・品質の改善
・勉強やスキルアップ
・健康維持

逆に重要度が高くないのは

・無意味な接待や付き合い
・突然の来客(アポなし)
・遊び
・待ち時間
・だらだら電話

といったものになります。こうやって文字に起こすと「当たり前じゃない?」と思うかもしれませんが、自身のことに当てはめて考えてみてください。

例えば、仕事で知り合った人とゴルフに出かける機会があったとします。それは仕事を放棄してまで重要なことでしょうか。次の仕事につながるのなら重要なことでしょう。しかしそうでないなら「無意味な接待や付き合い」に分類されるかもしれません。

このように、ひとつひとつの仕事に重要度を設定して、どれを優先させるべきなのか、何に手をつけるべきなのかをはっきりとさせましょう。

重要でないと思うものはどんどん捨てていく思い切りが大切です。人から頼まれると断れないタイプの人ほど時間管理が甘くなる傾向にあります。

●まとめ


どれも当たり前のことに感じられることばかりだと思った人は時間管理が比較的上手くいっているのかもしれません。

しかし自分でできていると思っても案外できていない、あるいはもっとブラッシュアップできる部分が残されていることも。

まずは目標を明確にしてプロセスを洗い出す習慣を身に着けることが時間管理術のファーストステップだと心得て、今一度振り返ってみましょう。

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